Sådan kommer din virksomhed godt i gang med EAN fakturering

Handler din virksomhed med den offentlige sektor i Danmark? Eller oplever I stigende krav fra større B2B-kunder om at modtage fakturaer elektronisk? 

Så er EAN-fakturering sandsynligvis et begreb, I skal have styr på. 

EAN-fakturering er i bund og grund en standardiseret metode til at sende og modtage fakturaer elektronisk, hvor modtageren identificeres unikt via et EAN-nummer. Selvom det kan virke teknisk, er processen for at komme i gang ofte mere ligetil, end man skulle tro. 

Denne guide giver jer et overblik og en trin-for-trin vejledning til at implementere EAN-fakturering i jeres virksomhed.

Hvad er EAN fakturering, og hvorfor er det relevant?

Før vi dykker ned i processen, lad os kort definere begreberne og relevansen:

EAN-nummeret: Den elektroniske adresse

Et EAN-nummer (European Article Numbering), som i denne sammenhæng teknisk set er et GLN (Global Location Number), fungerer som en unik elektronisk adresse for en virksomhed, en offentlig institution eller endda en specifik afdeling eller lokation. Når du sender en EAN-faktura, sendes den direkte til dette unikke nummer i modtagerens system.

Krav fra det offentlige Danmark

Den primære drivkraft bag udbredelsen af EAN-fakturering i Danmark er lovkravet om, at alle leverandører til den offentlige sektor (stat, regioner, kommuner) skal sende deres fakturaer elektronisk i et specifikt format via NemHandel-infrastrukturen, typisk identificeret ved et EAN-nummer.

Fordele: Effektivitet og mindre manuelt arbejde

Udover at være et krav i visse sammenhænge, tilbyder elektronisk fakturering via EAN fordele for både afsender og modtager. 

Processen bliver hurtigere, risikoen for manuelle indtastningsfejl reduceres. Det administrative arbejde med print, kuvertering og porto elimineres. Modtageren kan ligeledes automatisere bogføringen af fakturaen.

OIOUBL formatet og NemHandel

EAN-fakturaer i Danmark sendes typisk i et standardiseret XML-format kaldet OIOUBL (Offentlig Information Online – Universal Business Language). Overførslen sker via den sikre digitale infrastruktur NemHandel, som alle offentlige institutioner og mange private virksomheder er tilsluttet.

Trin-for-Trin: Kom i gang med EAN fakturering

At implementere EAN-fakturering behøver ikke være kompliceret. Følg disse trin:

Trin 1: Vælg den rette tekniske løsning

Der findes flere måder at sende EAN-fakturaer på:

• Integreret løsning i økonomisystemet: Mange moderne regnskabsprogrammer (som f.eks. e-conomic, Dinero, Billy, Business Central) har indbygget funktionalitet til at oprette og sende fakturaer i OIOUBL-format via NemHandel. Dette er ofte den mest strømlinede løsning, hvis I allerede bruger et sådant system.
• Online fakturaportal/NemHandel løsning: Der findes webbaserede portaler (nogle gratis for lav volumen, andre abonnementsbaserede), hvor man manuelt kan indtaste fakturaoplysninger og sende dem som EAN-faktura. Gode løsninger for virksomheder med få EAN-fakturaer. Virk.dk tilbyder også en gratis løsning.
• Læse-Ind bureau: En mulighed er at få et bureau til at håndtere processen, men det er mindre udbredt til afsendelse end til modtagelse.

Undersøg mulighederne i jeres nuværende system eller research udbydere af online portaler.

Trin 2: Indhent kundens korrekte EAN-nummer

Dette er kritisk. En faktura sendt til et forkert EAN-nummer når aldrig frem. Spørg altid jeres kunde direkte om det korrekte EAN-nummer for den specifikke enhed/afdeling, I fakturerer. Nogle virksomheder og offentlige institutioner oplyser det også på deres hjemmeside eller i CVR-registeret under NemHandel-oplysninger.

Trin 3: Opsætning af din løsning

Afhængigt af den valgte løsning skal I typisk foretage en simpel opsætning. Det indebærer at indtaste jeres virksomhedsoplysninger (CVR-nummer, navn, adresse) og eventuelt konfigurere forbindelsen til NemHandel (ofte sker dette automatisk i de integrerede systemer).

Trin 4: Opret og afsend din første EAN faktura

Når opsætningen er klar, opretter I fakturaen i jeres system eller portal. Udover de sædvanlige fakturaoplysninger skal I indtaste kundens EAN-nummer i det dertil indrettede felt. Tjek også om kunden kræver specifikke referencer (se næste afsnit). Herefter genererer systemet fakturaen i OIOUBL-format og sender den via NemHandel-netværket.

Trin 5: Opfølgning og fejlhåndtering

De fleste systemer giver en status på, om fakturaen er leveret korrekt. Hold øje med status og vær forberedt på at håndtere eventuelle fejlmeddelelser eller afvisninger, f.eks. pga. forkert EAN-nummer eller manglende reference.

Vigtige oplysninger på en EAN faktura

Udover standardfakturaoplysninger (dato, fakturanummer, beløb, moms, varelinjer etc.), skal en EAN-faktura indeholde:

• Modtagers EAN-nummer: Det korrekte 13-cifrede nummer.
• Eventuel Personreference/Ordrenummer: Mange offentlige kunder kræver, at I angiver en specifik reference (f.eks. et ID på bestilleren, et indkøbsordrenummer, et projektnummer) for at kunne behandle fakturaen internt. Få dette oplyst af kunden. Manglende reference er en hyppig årsag til afvisning.

Klar til digital fakturering? Kom nemt i gang med EAN

EAN-fakturering er en integreret del af digital samhandel i Danmark, særligt med det offentlige. Selvom det indebærer nye processer, er fordelene ved øget effektivitet og reduceret manuelt arbejde klare. 

Ved at vælge den rette tekniske løsning, sikre korrekt information fra jeres kunder og følge de grundlæggende trin. Så kan jeres virksomhed hurtigt og relativt smertefrit komme i gang. 

Tag skridtet mod en mere digital og effektiv faktureringsproces. Tøv ikke med at søge hjælp hos jeres softwareudbyder eller en rådgiver som PostNord Strålfors, hvis I støder på udfordringer.